L’établissement du budget de votre événement est l’une des parties les plus importantes de la planification d’un événement. J’ai vu beaucoup d’idées géniales tomber à l’eau parce que l’équipe qui l’a conçu à l’origine a oublié de prendre en considération son budget avant de commencer à planifier.
Quelques-unes des dépenses essentielles à inclure dans le budget
Le lieu de l’événement : Ce coût devrait comprendre la location ainsi que toute assurance que vous devez acheter.
Nourriture et boisson : Ce champ est assez explicite. Cependant, n’oubliez pas que le montant que vous pouvez vous permettre ici pourrait aussi dicter le nombre de billets que vous pourrez vendre.
Divertissement : Ce champ peut être personnalisé selon vos besoins, qu’il s’agisse d’un conférencier, d’un DJ ou même d’un cochon parlant. Assurez-vous d’avoir une marge de manœuvre pour les frais de déplacement et d’hébergement ainsi que pour toute compensation.
Décor : Allez-vous opter pour un thème de maçon bricoleur ou un thème un peu plus fantaisiste ? En établissant les coûts à l’avance, vous pourrez déterminer lequel vous pouvez vous permettre.
Le personnel : On oublie souvent cette catégorie, mais il est essentiel de tenir compte des frais de transport et d’hébergement de votre personnel, surtout si vous vous rendez à l’extérieur de la ville. Même le fait de budgétiser le temps du personnel (à quoi passerait-il son temps s’il ne travaillait pas à cet événement ?) peut vous aider à décider si cette réunion supplémentaire en vaut la peine.
Marketing : Que vous décidiez de promouvoir votre événement sur Facebook ou que vous le fassiez à l’ancienne en affichant des dépliants partout en ville.